Stel je voor: iedereen kent de spelregels, houdt zich eraan, en speelt het spel met plezier. Ook als het spannend wordt.
Dat gaat vanzelf als je spelregels een gevolg hebben. Een spelregel is een afspraak met een gevolg. Houd je je eraan, dan gaat het door, en dat geeft ruimte en vertrouwen. Zo geven afspraken richting, en weet iedereen waar hij aan toe is.
Wanneer een afspraak blijft staan
Sommige afspraken blijven als vanzelf staan. Over honderd jaar spreekt men in Frankrijk nog steeds Frans. Harry van de Loo noemt zo’n afspraak stabiel, en daardoor kun je voorspellen wat mensen doen.
In Frankrijk spreekt men Frans.
In Amerika meet men in feet en inches.
In Europa betalen we met de euro.
Van instabiel naar stabiel
Kun je niet voorspellen wat mensen doen, dan is een afspraak instabiel. Een aanvullende spelregel maakt haar stabiel.
Wie de regel verandert
De meeste afspraken komen van een hoger liggende bevoegdheid. In Amerika liggen de maten vast in de wet, en alleen een nieuwe wet verandert ze. Zo kwam ook de euro. Houden mensen zich niet aan een spelregel, dan ligt het aan de regel, en past degene met de bevoegdheid hem aan.
Organisatieontwerp
Aanvullende spelregels bedenken is organisatieontwerp. Sommigen noemen het managen. Ontwerp je de afspraken goed, dan loopt de organisatie als vanzelf.
Een stabiele afspraak komt zichzelf na.
Een afspraak met een gevolg
Een spelregel is drie dingen tegelijk. Alle drie samen, en hij werkt.
Helder
Iedereen weet wat er van hem wordt verwacht. Geen ruimte voor "dat had ik anders begrepen".
Toebedeeld
Er is één eigenaar. Een taak zonder naam is een taak die niemand doet.
Met gevolg
Wordt de regel niet nagekomen, dan stopt het, of gaat het niet door. Dáár zit de kracht.
Een afspraak zonder gevolg is geen afspraak.
Spelregels ontlenen hun kracht aan open, gedeelde informatie en aan wat er gebeurt als je ze negeert.
Gedrag volgt uit de juiste spelregels
Wij bouwen voort op het werk van dr. ir. Harry van de Loo. In zijn dissertatie Quadra Politica noemt hij dit social engineering. Gewenst gedrag ontstaat uit heldere spelregels, gekoppeld aan verantwoordelijkheid en aan een registratie van wat er wel en niet gebeurt. De cultuur volgt daaruit.
Zijn verantwoordelijkheidsmatrix legt elke taak bij één functie en één functionaris. Wat de organisatie met die persoon afspreekt over zijn rol, dát is wat hij doet, binnen zijn vermogen en talent. In de matrix staat bovendien op welke aspecten de afspraak geldt en waarop gestuurd wordt: product, procedure, gegevens, app, overleg, tijd en geld. Geen taak zonder eigenaar, geen eigenaar zonder afspraak.
Een functie bestaat uit één of meer taken. Op elke taak zitten de afspraken, op de aspecten die ertoe doen: product, procedure, gegevens, app, overleg, tijd en geld.
Elke schakel bewijst zijn waarde naar boven
Er is één spelregel die bij ons altijd geldt. Elke schakel in de keten toetst naar boven: levert dit op wat is afgesproken? Is dat antwoord er niet, dan gaat de laag eronder niet verder, en komt er geen geld en geen vervolg.
Zo verdient elke schakel zijn plek, en klopt de hele keten van onder tot boven. Je voelt het lopen, en laat met een gerust hart los.
Bestuur tot werkvloer
Bestuur, management, medewerkers en projecten. Ieder houdt zich aan zijn taak en verantwoordelijkheid zoals afgesproken. Dezelfde regel voor de directie als voor de uitvoering.
Leveranciers en adviseurs
Ook zij voeren strikt uit wat is afgesproken, binnen hun taak en verantwoordelijkheid. Wijkt het af, dan stopt het, of gaat het niet door. Geen uitzonderingen omdat iemand van buiten komt.
Dezelfde spelregels, binnen en buiten. En dáár zit de grip.
Spelregels gelden overal
Afspraken gaan niet alleen over de meetbare structuur, over besturen, beheersen en beheren. Ze gelden net zo goed voor de onderstroom: het ontwikkelen van interactie, de aandacht voor talent, en het verander- en emotiemanagement. Ook daar geldt: helder, toebedeeld, met gevolg.
Ook aandacht voor talent is een afspraak. De organisatie stemt de structuren in de bovenstroom volop af op talenten, en de medewerker neemt daar zijn verantwoordelijkheid in, zoals afgesproken. Managers sturen op de afspraken en de spelregels.
Dat werkt het sterkst in de tussentijd, het ongemakkelijke moment waarop het oude is losgelaten en het nieuwe nog niet werkt. Dan worden afspraken het snelst rekbaar en valt iedereen terug op oud gedrag. Spelregels die je vóór die fase vastlegt, houden de organisatie overeind als het spannend wordt. En omgekeerd: heldere spelregels verkorten de tussentijd, want niemand hoeft te raden wat er geldt.
Wat het je oplevert
Grip op wat telt
en de ruimte om erop te vertrouwen.
Gedrag uit afspraak
helder en voorspelbaar voor iedereen.
Eén eigenaar per taak
aanspreekbaar, intern en extern.
Gelijke informatiepositie
informatie open en gedeeld, zodat iedereen op dezelfde werkelijkheid stuurt.
Toegevoegde waarde
voor de klant, de organisatie én de medewerker.