Veertig initiatieven op één programmabord. En de directie vraagt: waar staan we nu?
Op zulke momenten lijkt verandering oneindig ingewikkeld. Dat is ze niet. Alles wat een organisatie in beweging brengt, komt neer op twee dingen. Het proces, de beweging die telkens opnieuw loopt. En het project, de beweging die eenmalig een sprong maakt. Twee ‘raddraaiers’. Daar draai je aan, en de organisatie beweegt.
Run en change, in twee woorden.
De herhaalde beweging
Het going concern draait erdoorheen, dag in dag uit. Je optimaliseert, standaardiseert en automatiseert. De beweging die staat en telkens opnieuw loopt.
De eenmalige beweging
Begrensd, met een kop en een staart en een resultaat. Hier landt de disruptie, de sprong die de organisatie in één keer maakt.
Alles daartussen, het programma en de portfolio, is coördinatie van projecten. Een schaalniveau, geen derde soort. En het zaakgericht werken, in het bedrijfsleven casemanagement genoemd, leunt op het proces, met procedures eronder. Een zaak, of case, is niets anders dan een eindigende reeks handelingen, gericht op één doel.
Eerst het proces. De beweging die telkens opnieuw loopt.
Hoe je hem tekent, meet en automatiseert.
In beide draait het om wie doet wat.
Een proces teken je in banen. De banen zijn de rollen, de blokken zijn de activiteiten. Zo zie je in één oogopslag wie welke handeling doet, en waar het werk overgaat van de een naar de ander. Datzelfde principe geldt in een project. Daar zijn het de resources, de rol of de persoon, die de geplande activiteiten uitvoeren. Wie doet wat, wanneer, met welk resultaat.
Een proces in banen. De rol bepaalt de baan, de activiteit het blok. Niet te verwarren met de losse stappen en handelingen dáárbinnen.
De hoofdstructuur waarin een proces staat, is ordening, en die hoort bij Bedrijfsvoeringsinformatie. Hier gaat het over de stroom die er doorheen loopt. De bedding staat daar. Het water stroomt hier.
Een procesmodel is een soort architectuur. En dat model is de laatste twintig jaar steeds slimmer geworden.
BPMN
je legt het proces vast.
Process mining
de data toont het echte proces.
RPA
de herhaling gaat vanzelf.
Agents
hele stukken lopen zelfstandig.
Elke stap bouwt op hetzelfde model. Wie zijn proces scherp heeft, kan die trap op. Wie hem niet heeft, automatiseert de chaos.
Het proces loopt in banen. Het project loopt in de tijd.
Zelfde vraag, wie doet wat. Een andere as.
Een project teken je niet in banen, maar in de tijd.
Waar het proces zich herhaalt, loopt het project van kop tot staart. De structuur gaat van project naar fasen naar werkpakketten naar taken. En op elke taak zit een resource, een rol of een persoon, met een geplande inzet. Zo zie je niet alleen wie wat doet, maar ook wanneer, en of iemand niet op twee plekken tegelijk staat ingepland.
Een project in planning. De rijen zijn de resources, de balken de geplande activiteiten door de fasen heen. De ontwerper vooraan, de bouwer daarna, de projectleider de hele rit. Dat is capaciteitsplanning in beeld.
De taal eronder. Een proces leg je vast in BPMN, de beslissingen erin in DMN, en de zaak of case in CMMN. Onder die drie ligt de gedeelde data, in de opkomende notatie SDMN ∗ : één datamodel dat leunt op je datadomeinen en uiteindelijk op je modellen. Dezelfde notaties gebruik ik in de architectuurketen, waar de changetafel op DMN-beslistabellen draait.
∗ SDMN, Shared Data Model and Notation, naar het werk van Stefaan Lambrecht.
De notatie die het project nog mist.
Het proces heeft BPMN, de beslissing DMN, de case CMMN. Het project heeft geen eigen standaard. Daarom brengen wij de losse conventies samen onder één noemer: PMN, de Project Management Notation. Ze verenigt de WBS, de gantt, PERT en CPM en de RACI, en stemt af op PRINCE2, PMBOK, IPMA en ISO 21500. Eén simpel model voor projecten, dat net als de andere drie rust op de gedeelde data van SDMN, de basis onder je metadatamodel, je datamodel en datacentrisch werken.
PMN zoals wij haar voorstellen: één notatie die de projectconventies verenigt, afgestemd op de gangbare methodieken, en verankerd in SDMN.
Los draaien ze langs elkaar heen. Samen brengen ze de organisatie in beweging.
Daarom horen proces en project in één planning.
Programma en portfolio zijn schaal, geen soort.
Meerdere projecten die op één doel gericht worden, heten samen een programma. Meerdere programma's en projecten die om dezelfde middelen strijden, vormen een portfolio. Ze bewegen niets nieuws, ze ordenen projecten en gaan er in de tijd aan vooraf. In de architectuurketen komen ze samen op de realisatietafel, in het realisatieplan en de bouw en implementatie. En de gangbare methodieken, van SAFe tot Prince2 tot Scrum, zijn stuk voor stuk manieren om aan diezelfde twee raddraaiers te draaien.
Dezelfde mensen draaien aan beide.
Het proces houdt de tent draaiende, het project maakt de sprong. Going concern en disruptie. Maar ze putten uit dezelfde mensen en dezelfde uren. Daarom kun je ze niet los plannen. Capaciteitsplanning en uitvoering horen in één integrale planning, met de rollen en resources erin. Doe je dat niet, dan vecht de vernieuwing met het dagelijkse werk. En meestal verliest de vernieuwing.
Organisatieverandering is eenvoudiger dan ze lijkt. Het zijn twee wieltjes waar je aan draait.
Besturen, beheersen, beheren, en ook de cultuur, landen uiteindelijk allemaal in processen en projecten.
Meer grip, minder ruis
je ziet wie wat doet, en waarop je stuurt.
Wendbaarheid
je bouwt om wat niet meer klopt, gericht.
Één integrale planning
run en change vechten niet meer om dezelfde mensen.
Klaar voor automatisering
een scherp proces is de basis voor RPA en agents.
Denk in processen en projecten, en de andere thema's worden ineens uitvoerbaar.
Een spelregel wordt pas echt in een proces. Een model stuurt pas als het in de uitvoering zit. En een cultuurverandering beklijft pas als het nieuwe gedrag in de processen verankerd is. Wat je ook wilt veranderen, besturen, beheersen, beheren of de onderstroom, het landt uiteindelijk in een proces dat je ombouwt of een project dat je start.
Aan welke raddraaiers draai jij?
Een kort gesprek over je processen en je projecten, wat er loopt, wat je wilt ombouwen, en hoe je run en change in één planning laat samenwerken.